Szó szót követ – II. rész

Keressünk közös témát

A tartalmi előkészítés módszere időben alakítható és csiszolható az interjúkészítés tapasztalatának bővülésével. Az első lépés minden esetben az adatgyűjtés. A keresett információk, illetve ezek fellelhetősége az interjú céljától függnek. Például, ha kiválasztási interjút készítünk, a munkaköri leírást és specifikációt, illetve a jelentkezők önéletrajzát tanulmányozzuk, ha teljesítmény-értékelésről van szó, akkor az érintett személy elé kitűzött célokat, a teljesítmény-kritériumokat és az elért teljesítményről szóló dokumentumokat elemezzük. Az ily módon begyűjtött információk alapján építjük fel az interjú vázlatát és határozzuk meg a fő kérdéseket, amelyekre választ várunk. Általában jó, ha részben strukturált interjút használunk, mert ez esetben az interjú váza előre meghatározható az elérendő cél szerint.

Ugyanaz a vázlat alkalmazható minden munkatárs esetében az azonos célból készült interjúknál, tehát összehasonlítási alapot is biztosítunk, de ugyanakkor elég mozgásterünk van az egyes személyekre vonatkozó sajátos helyzetek megbeszélésére. A vázlatot három fő részre tagoljuk:

  • A bevezetés, kapcsolatteremtés szakaszában a feszültség oldására néhány perces könnyed beszélgetéshez keressünk témát: közös hobby, olyan hely, ahol mindkét fél járt, rendezvény, amelyen együtt vettek részt stb.
  • A cél eléréséhez szükséges témakörök megbeszélése. Itt a vázlat tartalma az interjú céljától függően változik, de minden esetben gondoljuk végig, milyen információkat szeretnénk gyűjteni, és ennek függvényében fogalmazzuk meg kérdéseinket. Kerüljük a zárt kérdéseket (amelyekre igennel, vagy nemmel lehet válaszolni), valamint azokat, amelyek sugallják az elvárt választ. Az áttanulmányozott dokumentáció alapján leltározzuk végig érvelési lehetőségeinket is. Ez fontos a teljesítményértékelési interjún, mert a vezetőnek mindig konkrét érvekkel, eseményekkel, cselekedetekkel kell alátámasztania véleményét, értékítéletét.
  • A befejezési szakaszban az interjú célja és a lehetséges helyzetek szerint vessük papírra a megállapításokat és a következményeket, az interjút követő, vele szorosan összefüggő következő lépéseket (például, hogyan történik a teljesítményértékeléskor meghatározott célkitűzések megvalósításának nyomon követése).

A pszichikai felkészülés elsősorban a kezdő interjúkészítők esetében fontos, mert a sikertelenségtől való félelem idegességhez, pánikhoz vezet, amely végül ténylegesen kiváltja a sikertelenséget. Fontos, hogy pozitív hozzáállással induljunk, ilyen gondolatokkal, hogy “felkészültem, nyugodt vagyok, fejlesztem a kommunikációs képességeimet, tehát jól fog sikerülni”. A pozitív attitűd növeli a teljesítményt, mert az energiát a nyugtalanság elfojtása helyett a tényleges célok felé irányítja.

A test is beszél
Ha az interjút megfelelően előkészítettük és felkészültünk rá, nem érhet meglepetés, és az eredmény az elvárásoknak megfelelő lesz. Néhány dologra azonban figyelni kell:
Az interjúalany belépésekor fontos az üdvözlés módja, ezért ne maradjon el a kézfogás, egy mosoly. Elemi udvariasság a beszélgető partnerrel szemben, hogy az interjú ideje alatt ne zavarják a menedzsert mindennapos problémákkal és telefonhívásokkal.
A nyitó beszélgetés célja, hogy feloldja a kezdeti feszélyezett hangulatot, barátságos légkört teremtsen. Három-öt perc tökéletesen elegendő, ne fecséreljük vele az időt, hanem térjünk a lényegre. Ismertessük az interjú célját, mennyi időt szántunk rá és hogyan fog lezajlani.
A személyes kapcsolatban lényeges szerephez jut a testbeszéd. Ennek egyik fontos eleme a tekintet. Nézzünk a beszélgetőpartner szemébe, kifejezve ezzel, hogy érdekel, amit mond. De érdeklődésünk megállapítására elég 5-10 másodperces szemkontaktus. Ha állandóan a másik fél szemét nézzük, megfélemlítésként fog hatni. A tekintet ide-oda vándorlása a helyiségben unalom, félelem vagy az őszinteség hiányának érzetét kelti a beszélgetőtársban. A testtartás is sokat mond a beszélgetéshez való hozzáállásunkról, ezért kerüljük a keresztbe font kart, keresztbe tett lábat, mert zárkózottságot, elutasítást sugall, ugyanakkor feszültséget is kelt. Hasonlóan kerüljük a beidegződött rossz szokásokat, mint például az asztalon való kopogást, lábbal dobolást, tollal való játszást stb. Ezeket az interjúalany az unalom vagy idegesség jeleiként fogja értelmezni. Ha jegyzetelni akarunk, kérjünk engedélyt.
A beszélgetés alatt kulcsfontosságú az aktív figyelés. Ez többet feltételez, mint hallgatni, miközben a másik fél beszél. Magában foglalja az elhangzottak feldolgozását, szelektálását, és reagálást a hallottakra. A jobb megértés érdekében újrafogalmazhatjuk azt, amit hallottunk, jelezve, hogy figyeltünk, de ugyanakkor, ha valamit rosszul értelmeztünk, lehetőséget ad az azonnali korrigálásra.
Biztassuk az interjúalanyt a beszélgetés folytatására, kérdő hangsúllyal megismételve egy-egy szót vagy frázist, ami a beszélgetés tárgyának részletezésére ösztönzi a beszélőt. Biztató kifejezéseket is használhatunk, mint például:

  • Tehát ez történt valóban…
  • Úgy tűnik,…
  • Jól értettem, ..?

Biztatásnak számít az igenlő bólogatás vagy az időnként kimondott igen. Ha túl gyakran használjuk a non-verbális biztatást, ez elveszti ösztönző hatását, mert végül csak szokásból bólogatunk, anélkül, hogy figyelnénk.
Egy téma kimerítése után foglaljuk össze röviden az elhangzottakat, ezzel még egyszer ellenőrizhetjük, hogy mindent helyesen értelmeztünk-e.

A szó után a tett
Az interjú vázlata csak arra szolgál, hogy a beszélgetést célirányossá tegye, és ne maradjon ki egyetlen, a cél eléréséhez fontos téma sem a beszélgetésből. De ne ragaszkodjunk görcsösen az ott megfogalmazott kérdésekhez. Ha valami érdekeset hallunk és úgy érezzük, hogy hasznos információkhoz juthatunk, időzzünk többet ennél a témánál, mint amennyit eredetileg szántunk rá, kérdezzünk rá, kérjünk plusz információt.

Ne beszéljünk túl sokat, csak amennyire szükség van, hogy a beszélgetést a helyes mederben tartsuk, és a folytonosságot, valamint az információszerzést biztosítsuk. Hagyjuk az interjúalanyt, hogy elmondja észleléseit, véleményét, álláspontját.

Az interjú befejezése a menedzser feladata. Itt kell összefoglalni, milyen eredményre jutottak a beszélgetés alatt, és mi lesz az interjú következménye, folytatása.

A beszélgetés utáni teendő nagymértékben függ az interjú céljától, de minden esetben a menedzsernek át kell olvasnia a jegyzeteket és elemezni az összegyűjtött információkat. A következtetésekről és következményekről (például behívás egy következő interjúra kiválasztás esetén, béremelés, vagy továbbképzés teljesítményértékelés esetén stb.) pedig értesíteni kell az érdekelt személyt. Fontos, hogy az interjút tényleges cselekvés kövesse, mert másképp a menedzser és az interjú, mint menedzser munkaeszköz, hitelét veszíti.

This entry was posted in Gazdaság and tagged , , . Bookmark the permalink.

MINDEN VÉLEMÉNY SZÁMÍT!

Email cím (nem tesszük közzé) A kötelezően kitöltendő mezőket * karakterrel jelöljük

A következő HTML tag-ek és tulajdonságok használata engedélyezett: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>