Szó szót követ

Az interjú alkalmazása az emberi erőforrás menedzsentben

Ahhoz, hogy egy vezető megfontolt, eredményre vezető döntést hozhasson, megfelelő mennyiségű információra van szüksége. Az információk egy részét megkaphatja jelentésekből, kimutatásokból, de általában nem nélkülözhető a személyes kommunikáció sem. Különösen akkor nem, ha az emberi erőforrásról kell dönteni. Ilyenkor szükség van egy olyan vezetett fonalú beszélgetésre, amely lehetővé teszi a döntéshozatalhoz szükséges információk összegyűjtését, a visszajelzés biztosítását, problémák feltárását és megbeszélését. Ez az eszköz az interjú, amely – mint kommunikációs eszköz – a különféle befolyásoló tényezők hatása alatt áll.

Az interjút az üzleti életben gyakran használjuk. Alkalmazhatja a közvetlen vezető, aki az emberek menedzselésére vonatkozó feladatok jelentős részének gyakorlati kivitelezője is, vagy a humánpolitikai szakember, például a munkakörelemzés, a kiválasztás, a karriertámogatás vagy a kilépés során a hatáskörébe tartozó feladatok ellátásakor.
Az interjúkészítés folyamata, függetlenül céljától, három szakaszból áll: az előkészítésből, a tényleges interjúból és az információk feldolgozásából, hasznosításából.

Az asztal alakja
A jó előkészítés a sikeres interjú megalapozója. Elsősorban határozzuk meg az elérendő célt és a várt eredményeket, majd ennek függvényében eldönthetjük, hogy valóban az interjú-e a legmegfelelőbb eszköz a kitűzött cél eléréséhez. Erre az elemzésre feltétlenül szükség van, mert az interjú időigényes – tehát drága! – információgyűjtési módszer. Ne pazaroljuk feleslegesen az időnket!
Akkor használjunk interjút, ha

  • számos részletes, minőségi, esetleg szubjektív jellegű információra van szükségünk,
  • az információk megértése, elemezhetősége és további felhasználása céljából, illetve a két fél közötti személyes kapcsolat érzékeléséhez személyes találkozás szükséges.

Soha ne tűzzünk ki egyszerre több célt. Minél célirányosabb az interjú, annál hatékonyabb. Ne sajnáljuk a célt és a várt eredményeket papírra vetni, mert könnyebb lesz értékelni a végeredményt.

Az előkészítési munkának négy területre kell kiterjednie: az interjú időpontjának meghatározására, a fizikai környezet előkészítésére, a tartalmi előkészítésre és a pszichikai felkészülésre.

Az interjú időpontjának meghatározása a megtárgyalandó téma sürgősségétől, a két fél leterheltségétől, személyes időgazdálkodásától és munkaszervezésétől függ. Az interjú céljának megfelelően, elég időt kell hagyni a beszélgetésre (fél órától másfél óráig).
A fizikai környezet előkészítésének célja, hogy meghatározzuk a teret (helyiséget), ahol a találkozásra sor kerül, és azt megfelelőn berendezzük. Ezt a lépést sokan elhanyagolják, pedig fontos, mert a térnek és a környezetnek mindig személyes jellege van, meghatározott jelentéseket hordoz, amelyeket az interjúalany szinte öntudatlanul érzékel. A szervezeti környezet határokat szab a térnek, de azért arra kell törekednünk, hogy mindkét fél látási és hallási körülményei jók legyenek, és biztosítsuk a jegyzetelés lehetőségét. Tágas, világos, csendes, telefonhívásoktól és egyéb zavarásoktól mentes helyiséget válasszunk, amely nem túl üres, de nem is túlterhelt személyes tárgyakkal.

Az irodai bútorok, elsősorban az asztal és a székek térbeli helyzete eltávolíthatja, vagy közelítheti a beszélgetőket. Például, az íróasztal játszhatja egy védekezési korlát szerepét, mert megjelöli a magánterületet, nagysága kifejezi a személy hatalmát, de szolgálhat támaszfelületként, ahol jegyzetelni lehet, vagy elhelyezni a papírt, írószert a jobb figyelés érdekében. Az asztal szemben levő oldalához ültetve valakit, versengési-védekezési légkört alakítunk ki. Az asztal mindvégig erős korlátként áll a beszélgetők között. Ha az interjúalany meg szeretné győzni valamiről a vezetőt, ez a helyzet csökkenti esélyeit, kivéve, ha saját akaratából ült arra a helyre egy jól átgondolt stratégia részeként. A könyvek, iratok, személyes dolgok felhalmozása az asztalra hatalmi pozíciót és elfoglaltságot sugall, és gátolja a kommunikációt.

Egy nyílt és az interjúra koncentráló személy semleges terülten fogadja a beszélgetőpartnert, amely kerek asztalt, egyforma székeket, előre meg nem határozott helyeket feltételez. A kerek asztal nyugodt, ceremóniamentes légkört sugall. Ha erre nincs lehetőség, és íróasztalnál fogadjuk az interjúalanyt, a versengési-védekezési helyzet kialakulásának elkerülése végett a székeket az asztal ugyanazon oldalára kell helyezni, kooperatív helyzetet alakítva ki. Ha erre sincs lehetőség, csak szemben, akkor legalább az asztalt tisztítsuk meg a hatalmat sugalló iratoktól, és a székek legyenek egyformák.

This entry was posted in Gazdaság and tagged , , , . Bookmark the permalink.

MINDEN VÉLEMÉNY SZÁMÍT!

Email cím (nem tesszük közzé) A kötelezően kitöltendő mezőket * karakterrel jelöljük

A következő HTML tag-ek és tulajdonságok használata engedélyezett: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>